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Open-space et flex office : malades imaginaires ?

Photo à la Une : © vadosloginov / Adobe Stock

Open space et autre flex office sont-ils en sursis ? Ces modes d’aménagement finiront-ils sacrifiés sur l’autel de la dédensification ? JLL répond en deux temps : « Les investisseurs abondent dans ce sens, 58 % d’entre eux imaginent que les entreprises remettront en question ce type d’aménagements. Les entreprises, elles, sont loin d’être aussi radicales. Seules 9 % se fixent comme priorité de challenger le flex office et 18 % souhaitent requestionner les open spaces. » Le retour du cloisonnement n’est donc pas pour demain.

Si les espaces ouverts ne semblent pas remis en question, il faudra tout de même apporter les garanties nécessaires en termes de sécurité et d’hygiène. « Les niveaux de densité tels que connus jusqu’ici ne seront plus supportables », insiste Véronique Bédague-Hamilius, directrice générale déléguée du groupe Nexity. « Dans un premier temps, il est assez simple de faire respecter les règles au sein des plateaux, en mettant en place des sens de circulation, en condamnant certaines positions de travail et en revoyant les conditions d’entretien. Le tout est de le faire avec des solutions peu coûteuses, flexibles, et surtout non anxiogènes. Chez nous, par exemple, la machine à café est indiquée comme condamnée par des autocollants cœurs et love ! », relate Isabelle de Ponfilly, directrice de Vitra France.

Mais sur le long terme, la question de la densité devrait s’imposer. Et remettre en cause les grands plateaux équipés d’une enfilade de benchs aux dimensions réduites… « Ce ne sont de toute façon pas nos projets ! », sourit Richard Galland, président-directeur général de Majorelle. « Mais il est clair que ce type de space planning ne sera plus envisageable. D’autant qu’ils seront encore plus inadaptés demain, lorsque le télétravail se sera développé et que le bureau n’aura plus vocation à accueillir tant de travail personnel, mais plutôt des missions collaboratives. »

« Un mouvement en arrière vers le bureau individuel irait donc à contre-courant ! », estime Odile Duchenne, directrice générale d’Actineo. « En effet, avec le succès du télétravail, le bureau deviendra de moins en moins le lieu de la production individuelle, mais davantage un espace de sociabilisation et de collaboration. » Ainsi, le nombre d’espaces alloués au travail en solo pourrait être réduit, au profit de toujours plus d’espaces collaboratifs.

« Nous commencions tout juste à arriver à l’équilibre entre espaces personnels et collectifs. La montée en puissance du télétravail et du nomadisme devrait déplacer le curseur au profit des salles de réunion, de créativité, etc. Et il ne faudra pas oublier la question de l’acoustique comme de la technique dans ces réaménagements ! Ces espaces devront permettre la potentielle collaboration entre des gens présents sur site, et d’autres à distance. Les attentes des collaborateurs en matière d’équipements sont fortes. Ils sont eux-mêmes bien équipés, et attendent de leur entreprise qu’elle leur apporte mieux que leur domicile », confirme Richard Galland.

Quant au flex office, lorsqu’il est bien pensé, il permet justement de mettre à disposition toute une variété de typologies d’espaces de collaboration, de créativité, etc. Il semble donc être une solution toujours d’actualité ! « Bien sûr, il faudra répondre aux légitimes inquiétudes des salariés quant à la propreté des postes. Mais, finalement, la politique de clean desk qui va de pair avec le flex office permet un nettoyage simple ! Je pense donc que le flex office a de beaux jours devant lui », souligne Odile Duchenne. Un avis partagé par la majorité des professionnels de l’aménagement.

Pour le cofondateur de Majorelle, « les entreprises s’étaient organisées jusqu’ici pour être “flex ready” plus qu’elles n’étaient réellement passées au flex office… Mais avec le développement du télétravail, le mouvement pourrait s’accélérer. Et nos nombreuses expériences en la matière nous laissent même à penser que nous pourrions aller plus loin. Nous étions généralement sur un ratio de 0,8 poste par personne et nous imaginons pouvoir sans problème pousser jusqu’à 0,7. En revanche, là où nous étions à une position de travail individuel pour une position de travail collaboratif, nous savons qu’il faudra désormais proposer davantage d’espaces collectifs ».

Mais gare aux décisions hâtives ! « Se baser sur des chiffres génériques ou des moyennes pour définir le nombre de postes à supprimer grâce au développement du télétravail est une erreur ! », insiste Richard Galland. « Il faut inévitablement pratiquer une rapide étude de son organisation, ses métiers, ses usages, etc., afin d’établir les bons ratios », le rejoint Stéphanie Fauré, directrice générale, pôle Advisory chez Colliers International France.

À court, moyen et long terme

À court terme

La première vague d’employés retournera au bureau tandis que les autres continueront à télétravailler. Cette planification immédiate suppose d’adapter les espaces de travail existants en faisant preuve de bon sens et en respectant les directives des gouvernements et des autorités sanitaires, notamment en matière de distanciation sociale et de nettoyage.

À moyen terme

À ce stade, les entreprises seront prêtes à accueillir la majorité ou la totalité de leurs employés. Elles pourront alors reconfigurer leur espace de travail en s’appuyant sur l’expérience concrète et sur les données scientifiques à disposition. Cette reconfiguration suppose de repenser l’espace et de modifier les aménagements afin d’offrir une sécurité suffisante à plus long terme.

Lors de ces deux premières étapes, il faudra avant tout se concentrer sur les éléments suivants :

  • densité de population au sein de l’espace de travail
  • positionnement des éléments de mobilier
  • séparation de l’espace au moyen d’écrans ou de panneaux

À long terme

À l’avenir, il sera primordial de réinventer les espaces de travail en s’appuyant sur les découvertes scientifiques et les technologies émergentes. « Tandis qu’auparavant, les paradigmes de planification reposaient sur le coût de l’espace au mètre carré, ils devront dorénavant se fonder sur la capacité à s’adapter facilement aux éventuels bouleversements économiques, climatiques et sanitaires. Ces nouveaux espaces de travail devront favoriser encore davantage le bien-être physique, cognitif et émotionnel des individus, lequel est étroitement lié à leur sécurité », insistent les experts de Steelcase.

1. Le bureau d’avant

 

2. L’adaptation du bureau à court terme

3. La reconfiguration du bureau à long terme

 

 

 

Illustrations : © Steelcase

Article issu du dossier du numéro 11 d’in interiors. Pour consulter l’intégralité du dossier, cliquez ici.

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