Steelcase : « Faire que l’expérience de la réunion hybride soit la meilleure possible »

L’entreprise américaine Steelcase spécialisée dans le mobilier de bureau et l’aménagement d’espaces tertiaires collaborait avant le Covid avec Microsoft pour embarquer la technologie informatique dans les espaces de travail collaboratif. Avec le Covid, elle a exploré plus encore ce lien entre la technologie et l’espace de travail pour optimiser la collaboration hybride entre présentiel et distanciel. Explications avec Mickael Locoh, directeur général Europe du Sud et Afrique chez Steelcase.

 

in interiors : En partenariat avec Microsoft, vous avez développé des solutions de travail hybrides. Pour ce faire, de quels constats êtes-vous partis ?

Mickael Locoh : La collaboration avec Microsoft avait commencé bien avant le Covid-19. Nous nous sommes intéressés aux espaces de travail collaboratif et à leurs interactions en embarquant la technologie informatique. Après la crise sanitaire qui a changé certaines manières de travailler, nous avons continué cette exploration autour de la collaboration hybride. En effet, le travail hybride n’était pas forcément naturel, et très rapidement, beaucoup d’entreprises sont venues nous voir après avoir constaté qu’il existait des freins spatiaux et technologiques pour faire en sorte que l’expérience soit la meilleure possible.

 

ii : Comment lever les freins pour rendre la collaboration hybride plus fluide ?

ML : Lever ces freins peut se résumer en trois mots : équité, engagement et simplicité. Avant-Covid, les espaces que nous avions créés en intégrant des outils technologiques l’étaient pour des personnes présentes physiquement. Ce mix que l’on connaît post-Covid n’existait pas. Des gens se sont retrouvés presque exclus de la réunion. Cela peut encore passer avec l’informatif, mais dès qu’une personne veut s’intégrer et participer, elle peut avoir un sentiment d’iniquité. En fait, peu importe la situation des personnes, l’expérience doit être efficiente pour tout le monde. Comment faire alors pour qu’une personne puisse être entendue en distanciel de manière aussi simple qu’en présentiel ? Interrompre quelqu’un quand on est en visioconférence est moins évident qu’en présentiel. On ne voit pas la gestuelle (l’écran ne montre pas les mains ni le langage corporel). Des indices ne sont plus perçus et rendent la communication beaucoup plus difficile. Pour être efficace, la collaboration hybride doit donc favoriser l’inclusion des individus des deux côtés de l’écran permettant d’abolir les distances.

 

ii : Quid de l’engagement et de la simplicité ?

ML : L’engagement, c’est comment faire en sorte que toutes ces petites subtilités puissent être transmises même en mode hybride de manière que chacun puisse participer activement. La simplicité c’est faire en sorte que l’utilisation des outils soit intuitive et naturelle, comme avec le plug and play : vous arrivez dans la salle, tout se connecte naturellement, vous n’avez pas besoin de technicien. Simplicité des outils, mais aussi de la mise en place de l’espace. Si vous devez faire appel à une personne des services généraux pour obtenir une bonne disposition du mobilier, cela ne fonctionnera pas. Il faut que l’espace puisse être autonome. Sa conception en fonction des besoins du moment doit se faire grâce aussi à des solutions simples à utiliser.

 

ii : En termes spatiaux, comment traduisez-vous ces principes ?

ML : Nous proposons quatre types d’espaces qui correspondent à des typologies de collaboration différentes, avec plusieurs formats et divers objectifs. Le premier propose une collaboration hybride informelle comme autour de la machine à café, mais en mode hybride, assises lounge, tables basses avec la possibilité d’interagir avec les personnes à distance pour les engager dans la réunion. Le deuxième type d’espace met en place des positions dynamiques hautes pour favoriser la créativité. Un tableau blanc est connecté à Teams, quand la personne se lève, la caméra le suit. Nous avons également imaginé des espaces de direction hybrides. Pour rendre l’expérience optimale, il faut que tout le monde soit vu. Ce que permet une table trapézoïdale, la qualité de la caméra qui a un grand angle pour avoir toutes les personnes dans le champ. Grâce à l’intelligence artificielle, tout le monde peut être filmé individuellement. Le dernier type d’espace est un écosystème des trois autres : la flexibilité du mobilier et de la technologie permet de créer un espace de collaboration en fonction des besoins : lounge, plus formel, plus créatif… Le tout accompagné par un logiciel qui permet d’avoir un champ visuel beaucoup plus précis pour favoriser une communication non verbale.

 

Photo : © Steelcase